Jesienny boom na konferencje przed nami ? w większości branż sezon konferencyjny powraca po wakacyjnej przerwie we wrześniu. Można odnieść wrażenie, że organizatorzy mnożą się z każdym rokiem.
Seminaria, sympozja, konferencje, warsztaty itp. organizują zarówno agencje w tym się specjalizujące, jak i firmy sporadycznie przygotowujące specjalne wydarzenia dla klientów lub współpracujących podmiotów. W obu przypadkach ze swoją konferencją trzeba się wyróżnić, aby nie zginęła w gąszczu konkurencyjnych ofert.
Zakładając, że nasz event jest dopracowany pod kątem merytorycznym (ciekawy, wartościowy program, przyciągający uczestników VIP, kompetentni prelegenci itd.) oraz organizacyjnym (odpowiedni termin, dobrane do charakteru wydarzenia miejsce, np. sala konferencyjna w hotelu, aula uczelni, sala w siedzibie przedsiębiorstwa), warto zadbać o jego identyfikację wizualną oraz promocję.
Event powinien posiadać chwytliwą, ale adekwatną do rodzaju wydarzenia nazwę oraz logo. W ramach systemu identyfikacji wizualnej definiujemy również kolorystykę i wybieramy czcionki.
Identyfikacja wizualna będzie wykorzystywana na wszelkich nośnikach informacyjnych i promocyjnych, np. zaproszeniach, programie, formularzach zgłoszeń, szablonie prezentacji w programie PowerPoint, plakatach, reklamach prasowych i internetowych, teczkach, gadżetach wręczanych uczestnikom i in. Profesjonalnie będzie wyglądała korespondencja skierowana do zapraszanych gości na papierze firmowym przygotowanym specjalnie dla danej konferencji, w kopercie z nadrukowanym logo i nazwą konferencji. Jednak to, w jaki sposób zaproszenia na konferencję będą dystrybuowane zależy od tego, kim są potencjalni uczestnicy, a także czasu, jaki mamy na rejestrację gości. W większości przypadków promocja online to najszybszy sposób na dotarcie z ofertą.
W promocji praktycznie każdej konferencji sprawdza się marketing internetowy. Kluczową rolę odgrywa zwykle strona internetowa wydarzenia (uwaga: warto rozważyć zamówienie unikalnej domeny), wysyłka mailingów do klientów z wyselekcjonowanej bazy danych, a także reklama w wyszukiwarkach i kampanie banerowe w portalach i serwisach tematycznie związanych z naszą imprezą.
W przypadku konferencji cyklicznych warto zainwestować w mobilny system wystawienniczy, który będzie nam służył co najmniej kilka lat ? roll-up, stojaki na ulotki lub foldery, ściankę ekspozycyjną.
Jeżeli organizujemy konferencję specjalistyczną, wartością dodaną dla uczestników będzie wydanie książki z referatami, zarówno w formie drukowanej, jak i e-booka.